Jak uzyskać dofinansowanie z UE
Od momentu przystąpienia naszego kraju do Unii Europejskiej, polskie przedsiębiorstwa, jednostki samorządowe czy organizacje pozarządowe mogą korzystać z coraz większej palety form dofinansowania na realizację swoich planów.
Dla wielu osób marzących o własnej firmie dotacje z Unii Europejskiej są jedyną szansą na podjęcie działalności gospodarczej i jej rozwój. Unijne dotacje cieszą się wielkim zainteresowaniem i skutecznie pomagają ambitnym Polakom. O tym jak uzyskać tak cenne wsparcie opowie Pan Jan, właściciel firmy z Łachy, któremu udało się otrzymać dofinansowanie na realizację swoich planów.
Co zdeterminowało Pana do tego by ubiegać się o pomoc z UE?
Od maja 1993 roku prowadzę firmę handlowo- usługową. Prowadzenie firmy od zawsze było moja pasją i od początku bardzo dużo inwestowałem w jej rozwój. To właśnie chęć dalszego rozwoju mojej działalności i realizacji wielu pomysłów skłoniły mnie do tego by dowiedzieć się więcej o możliwościach dofinansowania.
Moja firma powstała jako sklep spożywczy na zaledwie 〖45m〗^2 i po kilkuletniej działalności, rozbudowie w 2000 roku powiększyła swą powierzchnię do ponad 〖200m〗^2. Przez cały ten czas zajmowała i nadal zajmuje się sprzedażą detaliczną: żywności, owoców i warzyw, mięsa, ryb, czy wyrobów ciastkarskich.
Szybkie zmiany, jakie wówczas zachodziły i oczekiwania klientów spowodowały mobilizację mojej firmy w działaniach zmierzających do zaspokojenia ich potrzeb. To właśnie liczne rozmowy z klientami, stałymi jak i przejezdnymi, o ich potrzebach i oczekiwaniach możliwości aktywnego spędzania czasu spowodowały, iż postanowiłem wykorzystać potencjał mojej firmy i rozszerzyć swoją działalność o usługi rekreacyjno- turystyczne. Wtedy właśnie pomyślałem o funduszach europejskich, które pomogły by mi w realizacji moich planów.
Wcześniej niewiele wiedziałem o pomocy z UE, jedynie ze spotów reklamowych i telewizji wiedziałem jak dofinansowania wpływają na realizację różnych efektownych projektów w naszym kraju. Zawsze myślałem, że ubieganie się o pomoc wiąże się z wypełnieniem wielu dokumentów, papierków, które później i tak nie przynoszą zamierzonego efektu. Na szczęście w moim przypadku było inaczej, po części dlatego ,że trafiłem na naprawdę kompetentną firmę z Serocka, która pomogła mi z natłokiem dokumentów. Dzisiaj dzięki doświadczeniu jakie zdobyłem podczas ubiegania się o dotacje mogę znacznie więcej powiedzieć na ten temat.
A jak u Pana wyglądał proces ubiegania się o dofinansowanie ?
Z ogłoszenia w Urzędzie Gminy dowiedziałem się o bezpłatnym szkoleniu organizowanym przez Fundację eBiznes Club z Serocka z zakresu funduszy europejskich. Pomyślałem, że to doskonała okazja do tego by dowiedzieć się więcej o możliwościach pozyskania wsparcia na realizację mojego projektu.
Zgłosiłem się zatem na szkolenie a tam dowiedziałem się ,że mam realne szanse na otrzymanie dofinansowania. Nie zwlekając rozpocząłem poszukiwania firmy, która pomogła by mi w przygotowaniu niezbędnych dokumentów oraz takiej, która reprezentowała profesjonalne podejście do planowanego przeze mnie przedsięwzięcia. Doradcy z Fundacji eBiznes Club z Serocka podpowiedzieli mi w ramach jakiego programu mogę starać się o pomoc, przygotowali wniosek i dopełnili wszystkich formalności z nim związanych.
Z racji tego, iż projekt, który chciałem zrealizować miał duży wpływ na rozwój turystki w naszym regionie a przede wszystkim promowałby rejon Zalewu Zegrzyńskiego rozpocząłem współpracę z Lokalną Grupą Działania Partnerstwo Zalewu Zegrzyńskiego, która zajmuje się rozwojem naszej i ościennych gmin a także prowadzi nabór wniosków o dofinansowania na różnego rodzaju działania promujące nasz region.
Pierwszy zrealizowany przeze mnie projekt pod nazwą „ Wędkowanie na Zalewem” zakładał zakup sprzętu wędkarskiego w celu rozwijania rekreacji i sportu, polegającego na łowieniu ryb na wędkę poprzez promowanie wypoczynku na łonie natury. Celem było więc podniesienie atrakcyjności turystycznej mojej firmy poprzez zakup właściwego sprzętu.
Gdy Lokalna Grupa Działania ogłosiła nabór wniosków w ramach Małych Projektów, działanie 413 Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich , w którym wziąłem udział z racji specyfiki mojego projektu od razu złożyłem wniosek w nadziei, że uda mi się otrzymać wsparcie. Po kilku tygodniach przyszła wiadomość, o przyznaniu dofinansowania.
Tak po prostu, bez żadnych wyjaśnień, pytań?
Oczywiście, że nie, to jest trochę bardziej skomplikowane. LGD przyjmuje wnioski i ocenia je pod względem formalnym, czyli np. czy nie brakuje jakiś dokumentów, czy wniosek został złożony na odpowiednim formularzu itp., Następnie po zamknięciu naborów zbiera się komisja LGD w celu weryfikacji poszczególnych aplikacji. Wnioski które uzyskały najwyższą ilość punktów zostają wybrane do przyznana pomocy.
Po weryfikacji przez LGD, jeżeli wniosek jest poprawny zostaje przekazany do instytucji rozstrzygającej, w moim przypadku do Urzędu Marszałkowskiego. Często jednak instytucje te wzywają beneficjenta do złożenia dodatkowych wyjaśnień czy dokumentów. U mnie było podobnie, musiałem przedstawić dodatkowe wyjaśnienia, jednak dzięki pomocy firmy doradczej poradziłem sobie z natłokiem dokumentów.
Muszę dodać, że członkostwo w LGD bardzo pomaga przy ubieganiu się o dofinansowanie, bowiem komisja przyznaje dodatkowe punkty za udział w rozwijaniu lokalnych terenów. Jeżeli ktoś poważnie myśli o ubieganiu się o tego typu pomoc w przyszłości to naprawdę warto zgłosić się do członkostwa w LGD. Wiąże się to opłacaniem niewielkiej rocznej składki i uczestnictwem w zgromadzeniach, które z reguły są bardzo ciekawe a przy okazji ma się mały udział w rozwijaniu naszej okolicy. Działania tego typu organizacji to naprawdę bardzo dobra inicjatywa.
A co dalej, kiedy otrzymał Pan pieniądze?
Zazwyczaj środki przyznawane są na zasadzie refundacji, podobnie jak w moim przypadku tzn. najpierw musiałem z własnych funduszy zakupić potrzebny sprzęt i przystąpić do realizacji projektu. Dopiero po złożeniu wniosku o płatność i przedstawieniu odpowiednich dokumentów tj. faktury , umowy itp. otrzymałem zwrot pieniędzy.
A czy wymagane jest inwestowanie własnych środków?
Ja inwestowałem w swój projekt środki własne, z tego względu ,że maksymalny poziom dofinansowania w ramach programu w którym brałem udział to 70 %. Poza tym miałem oszczędności , które od dawna planowałem wydatkować na inwestycje w moją firmę.
W przypadku drugiego projektu musiałem zainwestować 50% całkowitych kosztów całego przedsięwzięcia, jednak moim zdaniem jeśli ma się szansę otrzymania tak dużej pomocy, której nie musimy zwracać to nawet wzięcie kredytu nie stanowi dużego problemu.
Wiem ,że są także projekty w których nie trzeba inwestować własnych pieniędzy, ale czasem za wkład własny przyznawane są dodatkowe punkty podczas oceny wniosków.
A jak było podczas składania drugiego wniosku, skąd wziął się pomysł na nowy projekt?
Od kilku miesięcy budowałem pomost i slip do wodowania łodzi, chciałem w ten sposób utworzyć dodatkowe miejsce atrakcji dla okolicznych mieszkańców i turystów. W związku z tym wpadłem na pomysł, że mógłbym poszerzyć zakres usług w mojej firmie o wypożyczanie sprzętu rekreacyjnego., którego bazą byłby właśnie zbudowany pomost. Pomyślałem ,że kolejna dotacja to dobry pomysł na zrealizowanie moich planów.
Tak jak poprzednio zgłosiłem się z pomysłem do Fundacji eBiznes Club i przystąpiliśmy do przygotowywania wszystkich niezbędnych dokumentów.
Tym razem wziąłem udział w naborze organizowanym przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich, działanie 312.
Realizacja projektu pt „Łacha miejscem aktywnego wypoczynku” związana była z podniesieniem atrakcyjności oferowanych usług turystycznych: rekreacyjno-sportowych. Chcąc zapewnić maksimum atrakcji dostępnych dla turystów niezbędny do urzeczywistnienia tego projektu był zakup sprzętu, stworzenie odpowiedniej infrastruktury rekreacyjno-sportowej. O ile w granicach stworzonego już przeze mnie zaplecza: pomost i slip dawały możliwość wodowania łodzi i innych jednostek pływających, o tyle sprzęt zakupiony w ramach projektu tj. kajaki, rowerki wodne itp. służą wypożyczaniu turystom mającym ochotę spędzić wolny czas na rozrywce wodnej.
Powstałą bazą zarządza w tej chwili zatrudniony w ramach projektu pracownik, którego zadaniem jest czuwanie nad złożonym zamówieniami wypożyczenia sprzętu i tym samym usprawnienie obsługi zainteresowanego klienta.
W chwili obecnej dzięki zainwestowanym własnym środkom i pomocy funduszy europejskich posiadam już odpowiednie zaplecze i konsekwentnie realizuje swoje plany.
To w ramach projektu można także zatrudnić osobę do pracy?
Tak, jeżeli rozszerzamy usługi naszej firmy to najczęściej potrzebujemy dodatkowych rąk do pracy. Czasem przy dużych projektach wymagane jest zatrudnienie pracownika. To bardzo dobre rozwiązanie, nie dość ,że rozwijamy naszą firmę to także dajemy pracę osobom bezrobotnym.
Otrzymał Pan już dwie dotacje z UE, czy za każdym razem tak bez problemu udawało się otrzymać wsparcie?
Nie, żeby otrzymać dofinansowanie z UE trzeba spełnić kilka warunków. Projekt musi wpływać na rzeczywisty rozwój firmy i lokalnych terenów. Nie wygląda to w ten sposób, że ktoś potrzebuję pieniędzy i nagle składa sobie wniosek i bez problemu otrzymuje dofinansowanie. Przygotowując wniosek trzeba właściwie uzasadnić cel projektu i udowodnić ,że jego realizacja znacznie wpłynie na rozwój przedsiębiorczości.
Ja osobiście składałem trzy wnioski o dofinansowanie. O dwóch zakończonych pomyślnie wspomniałem już , natomiast jeden projekt został odrzucony. Być może uznano, że nie jest on na tyle dobry by mógł być dofinasowany przez UE.
Nie zawsze udaje się za pierwszym razem, czasem trzeba próbować kilka razy by przekonać odpowiednie instytucje do naszego projektu.
Proces ubiegania się o dofinansowanie wydaję się być prosty, czy tak rzeczywiście jest?
Jeśli ktoś wie co chce konkretnie zrobić, i ma to jakiś sens, posiada do tego zaplecze i ma predyspozycje to jak najbardziej. Cała ta biurokracja może być troszeczkę uciążliwa, jednak gdy ktoś umiejętnie zorganizuje potrzebne dokumenty i projekt się spodoba można liczyć na wsparcie z UE.
Jeżeli brakuje środków finansowych za zakup potrzebnego sprzętu czy inne działania to dotacja jest najlepszym rozwiązaniem. To bardzo pomaga a wbrew pozorom nie wymaga od nas większego poświęcenia niż tylko posiadanie dobrego pomysłu i złożenie właściwych dokumentów.
Czy może Pan podsumować jak wygląda w całości proces otrzymywania dotacji, rozliczenia jej i innych elementów z nią związanych?
Cały proces ubiegania się o dotacje dzieli się tak naprawdę na 5 etapów.
Pierwszy etap to oczywiście pomysł .Trzeba określić, czego potrzebujemy. Czy chcemy zainwestować w nowy produkt, nową usługę, przeszkolić personel, czy po prostu unowocześnić swój park maszynowy. Dokonanie analizy strategicznej firmy pomaga określić przedmiot inwestycji, a następnie wielkość potrzebnych nakładów.
Drugi etap to szukanie właściwego programu. Gdy już wiemy, jakie mamy potrzeby i znamy swój potencjał, można zacząć szukać możliwości dofinansowania. Aby się dowiedzieć, który program najbardziej odpowiada charakterowi projektu, można skontaktować się z różnymi instytucjami, które sprawnie podpowiadają w ramach jakiego programu można ubiegać się o pomoc. Ja skontaktowałem się w tej sprawie z firma doradczą, jednak rzeczowych informacji udziela także Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, LGD czy ARiMR.
Gdy już wybierze się konkretny program należy skontaktować się instytucją ,która go wdraża np. z Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa czy Urzędem Marszałkowskim, tak jak w moim przypadku, żeby zorientować się kiedy są nabory na konkretne działania, żeby móc złożyć wniosek.
Trzeci etap to przygotowanie i złożenie wniosku .Wypełnianie dokumentacji to nic innego, jak sformalizowane przelewanie projektu na wniosek wraz z harmonogramem rzeczowo-finansowym. W nim określamy terminy realizacji poszczególnych etapów przedsięwzięcia oraz koszty, które się dzielą na kwalifikowane i niekwalifikowane. Te pierwsze podlegają dofinansowaniu z UE. Często do formularza wniosku dołączona jest przygotowana instrukcja jego wypełnienia, w której wytłumaczone jest w jaki sposób należy rozumieć oraz wypełnić każdy punkt wniosku. Kompletną dokumentację składa się w odpowiedzi na ogłoszony konkurs. Jednakże opracowanie dokumentacji aplikacyjnej warto rozpocząć dużo wcześniej – tak, by po ogłoszeniu konkursu mieć już przygotowany i kilkakrotnie sprawdzony wniosek. Później tak jak u mnie możemy być wzywani do uzupełnień czy złożenia dodatkowych dokumentów.
Czwarty etap to ocena i ewentualne podpisane umowy Wniosek zostaje poddany ocenie, najpierw pod kątem zgodności formalnej, a następnie merytorycznej. Przy ocenie formalnej zwraca się uwagę m.in. na formę złożenia wniosku, jego kompletność, a także poprawność towarzyszących mu załączników. Wniosek na tym etapie może zostać odrzucony z powodu niespełnienia wymogów. Następnie dokonywana jest ocena merytoryczna. Projekt otrzymuje punkty za spełnienie kryteriów konkursowych. Wnioski ułożone w kolejności według liczby przyznanych punktów tworzą ranking, według którego przyznawane jest wsparcie. Jeśli nasz projekt będzie odpowiednio wysoko w tym rankingu i otrzymamy informację o rekomendowaniu do otrzymania wsparcia, będziemy mogli podpisać umowę o dofinansowanie z instytucją wdrażającą odpowiedni program.
Etap 5 to natomiast rozliczenie projektu. Podpisana umowa o dofinansowanie projektu nie gwarantuje jednak wypłaty środków. Aby to nastąpiło trzeba zrealizować przedsięwzięcie zgodnie z harmonogramem i kosztorysem przedstawionym we wniosku o dofinansowanie i rozliczyć projekt. Rozliczenie polega na złożeniu, zgodnie z terminami zawartymi w umowie, sprawozdania z przebiegu realizacji inwestycji oraz wniosku o płatność (zestawienia wszystkich poniesionych wydatków). Należy pamiętać o ścisłym przestrzeganiu zapisów umowy. Po zakończeniu projektu trzeba utrzymywać cele projektu przez okres wyznaczony w umowie.
Cały proces może wydawać się długi i bardzo skomplikowany, jednak jeśli chcemy uzyskać tak dużą pomoc jak dotacje unijne to złożenie nawet wielu dokumentów nie jest niczym strasznym.
A co może powiedzieć Pan o współpracy z instytucjami unijnymi?
Tutaj występowały czasem niemałe problemy, ich źródłem był przede wszystkim fakt, że pracownicy ARiMR czy Urzędu Marszałkowskiego często nie udzielali konkretnych informacji odnośnie mojego projektu. Otrzymywałem wiele pism i wezwań by dostarczyć dodatkowe dokumenty czy wyśnienia, co czasem było bardzo uciążliwe i irytujące. Tak naprawdę za najmniejsze niedociągnięcia wzywają do długich i żmudnych wyjaśnień, co nie zawsze jest przyjemne. Wnioski zazwyczaj sprawdzane są kilka razy, co dodatkowo opóźnia cały projekt. Za niedostarczenie dokumentów w określonym terminie mogą tez odrzucić wniosek.
Jednak jeśli mam być obiektywny to musze przyznać ,że to całkowicie rozumiem, bowiem unijne pieniądze nie powinny być przeznaczane na cele, które nie wygenerują w przyszłości zysków czy innych korzyści. Rozumiem ,że wszystko należy dokładnie sprawdzić by można było przyznać komuś dotację.
Czy zadowolony jest Pan ze zrealizowanych projektów?
Oczywiście !!! Przedsięwzięcia realizowane w ramach dotacji znacznie wpłynęły na rozwój działalności mojej firmy, poszerzyły zaplecze usług.
Projekty tak naprawdę nie są jeszcze całkowicie zrealizowane, bowiem od otrzymania dotacji czas trwałości to co najmniej 5 lat. Jednak już po kilku miesiącach można zauważyć znaczny rozwój firmy. Nie mogę się już doczekać kolejnego sezonu letniego kiedy będę mógł realizować mój projekt na szerszą skalę,
Bardzo dziękuję za rozmowę.
Katarzyna Kowalska